ഔപചാരിക കത്ത്
A formal letter

അപേക്ഷയുടെ ഘടന: വിലാസം, തീയതി, ബഹുമാനപ്പെട്ട …, വിഷയം, ഒപ്പ്.

The shape of a Malayalam application: address, date, ബഹുമാനപ്പെട്ട, subject line, signature.

കേൾക്കുക · Listen

ഒരു അപേക്ഷ എഴുതാം
 അനു —  സാർ, എനിക്ക് നാളെ അവധി വേണം. അപേക്ഷ എങ്ങനെ എഴുതും? 
Sir, I need leave tomorrow. How do I write the application?  
 അധ്യാപകൻ —  ആദ്യം മുകളിൽ നിന്റെ വിലാസം എഴുതുക. അതിനു താഴെ തീയതി. 
First write your address at the top. Below it, the date.  
 അനു —  പിന്നെ? 
And then?  
 അധ്യാപകൻ —  പിന്നെ 'ബഹുമാനപ്പെട്ട പ്രധാനാധ്യാപകന്,' എന്ന് എഴുതുക. അതിനു ശേഷം വിഷയം ഒരു വരിയിൽ. 
Then write 'Respected Headmaster,'. After that the subject, in one line.  
 അനു —  വിഷയത്തിൽ എന്ത് എഴുതും? 
What do I write in the subject line?  
 അധ്യാപകൻ —  'വിഷയം: അവധിക്ക് അപേക്ഷ' — അത്ര മതി. കാര്യം രണ്ടോ മൂന്നോ വാക്യത്തിൽ പറയുക. 
'Subject: application for leave' — that is enough. Say the matter itself in two or three sentences.  
 അനു —  അവസാനം എന്ത് വേണം? 
What goes at the end?  
 അധ്യാപകൻ —  'വിശ്വസ്തതയോടെ' എന്ന് എഴുതി, താഴെ ഒപ്പിടുക. ഒപ്പിനു താഴെ പേരും. 
Write 'yours faithfully', and sign below it. Your name goes under the signature.  
 അനു —  നന്ദി, സാർ. ഞാൻ ഇന്നുതന്നെ എഴുതും. 
Thank you, sir. I will write it today itself.  

വിശദീകരണം · Explanation

ഔപചാരിക കത്തിന്റെ ക്രമം മുകളിൽ നിന്ന് താഴേക്ക്: 1. അയക്കുന്ന ആളുടെ വിലാസം · 2. തീയതി · 3. 'ബഹുമാനപ്പെട്ട …' എന്ന അഭിസംബോധന · 4. വിഷയം · 5. ഉള്ളടക്കം · 6. 'വിശ്വസ്തതയോടെ' · 7. ഒപ്പ്, താഴെ പേര്.

A formal letter or application runs top to bottom in a fixed order: your own address, then the date, then the addressee with ബഹുമാനപ്പെട്ട, then a one-line subject, then the body, then the closing വിശ്വസ്തതയോടെ, and last the signature with your name printed underneath. Kerala offices and schools expect exactly this shape, and a letter that skips the വിഷയം line looks unfinished.

'ബഹുമാനപ്പെട്ട' എന്നാൽ ബഹുമാനം ഉള്ള. അതിനു ശേഷം ഉദ്ദേശിക വരും: അധ്യാപകൻ → അധ്യാപകന്, പ്രധാനാധ്യാപകൻ → പ്രധാനാധ്യാപകന്. ചില്ല് 'ൻ' അല്ല, 'ന്' ആണ് — 'അധ്യാപകന്' എന്നാൽ 'അധ്യാപകനു വേണ്ടി'.

ബഹുമാനപ്പെട്ട means 'respected', and the person addressed goes into the ഉദ്ദേശിക case, because the letter is being sent to them: അധ്യാപകൻ becomes അധ്യാപകന്, മാനേജർ becomes മാനേജർക്ക്. Look hard at that ending — it is ന് with a chandrakkala, not the chillu ൻ. അധ്യാപകൻ is 'the teacher'; അധ്യാപകന് is 'to the teacher', and only the second one belongs at the head of a letter.

ഔപചാരിക കത്തിൽ 'നീ' ഉപയോഗിക്കരുത്; 'താങ്കൾ' അല്ലെങ്കിൽ 'സാർ' മതി. വാക്യങ്ങൾ ചെറുതും വ്യക്തവും ആയിരിക്കണം. ആവശ്യം അവസാനം പറയുക: 'അതിനാൽ എനിക്ക് രണ്ടു ദിവസത്തെ അവധി തരണം എന്ന് അപേക്ഷിക്കുന്നു.'

Never write നീ in a formal letter — use താങ്കൾ, or simply സാർ. Keep the sentences short and the tone plain; there is no room for jokes or for spoken forms here. State the request itself once, at the end, in the standard formula: അതിനാൽ എനിക്ക് രണ്ടു ദിവസത്തെ അവധി തരണം എന്ന് അപേക്ഷിക്കുന്നു — 'therefore I request that I be given two days' leave'.

പദങ്ങൾ · Vocabulary

പദം	Meaning	കുറിപ്പ് · Note
വിലാസം	address	വിലാസത്തിൽ, വിലാസത്തിന്റെ
തീയതി	date	2026 ആഗസ്റ്റ് 4
ഒപ്പ്	signature	ഒപ്പിടുക = to sign
അപേക്ഷ	application, request	അപേക്ഷിക്കുന്നു = I request
ബഹുമാനപ്പെട്ട	respected	formal opening word

അഭ്യാസം · Practice

ഔപചാരിക കത്തിന്റെ ക്രമം ശരിയാക്കുക. Put the parts of a formal letter in order, top to bottom.

പ്രധാനാധ്യാപകനുള്ള കത്ത് എങ്ങനെ തുടങ്ങും? How do you open a letter to the headmaster?

________ പ്രധാനാധ്യാപകന്, Fill in the respectful opening word.

തീയതി എവിടെ എഴുതും? Where does the date go?

ചേർത്തു വായിക്കുക. Match the word to its meaning.

ഉപയോഗിക്കുക · Use it

ഒരു അവധി അപേക്ഷ എഴുതുക — ഏഴു ഭാഗവും വേണം. ഉള്ളടക്കം മൂന്നു വാക്യം മാത്രം: 'എനിക്ക് നാളെ വീട്ടിൽ ഒരു ആവശ്യം ഉണ്ട്. അതിനാൽ എനിക്ക് ഒരു ദിവസത്തെ അവധി തരണം എന്ന് അപേക്ഷിക്കുന്നു. നന്ദി.' എന്നിട്ട് ഉറക്കെ വായിക്കുക.

Write a real leave application on paper, with all seven parts in place. Keep the body to three sentences: എനിക്ക് നാളെ വീട്ടിൽ ഒരു ആവശ്യം ഉണ്ട്. അതിനാൽ എനിക്ക് ഒരു ദിവസത്തെ അവധി തരണം എന്ന് അപേക്ഷിക്കുന്നു. നന്ദി. Close it with വിശ്വസ്തതയോടെ, sign it, and then read the whole thing aloud — a formal letter should sound calm and slightly slow.